Datenschutzhinweise
Informationen gem. Art. 13 DSGVO
Verantwortlicher
Kleingärtner-Vereinigung e.V. Konstanz
Rosmarinheideweg 12
78467 Konstanz
Tel: 07531-5848103 (AB)
Mail: vorstand@kvk-haidelmoos.de
Der Verein wird durch seinen Vorstand vertreten. Weitere Informationen zum Verantwortlichen finden sich in unserem Impressum.
Datenschutzrechtliche Fragen
Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter datenschutz@kvk-haidelmoos.de oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung. Wenn Sie uns diesbezüglich kontaktieren, vermerken Sie bitte „Datenschutz“ auf dem Brief.
Verarbeitung, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Datenverarbeitung auf unserer Vereinswebseite
Ihr Webbrowser überträgt bei jedem Zugriff auf unsere Webseiten Nutzungsdaten. Diese umfassen Ihre IP-Adresse sowie die Bezeichnung der aufgerufenen Seite oder Unterseite. Ohne die Erhebung der IP-Adresse des zugreifenden Rechners und der Bezeichnung der abgerufenen Datei ist ein Verbindungsaufbau zu dem Server und die Nutzung des entsprechenden Webangebots unmöglich – so funktioniert das Word Wide Web.
Darüber hinaus überträgt Ihr Browser – je nach Konfiguration – weitere Daten (Browsertyp, Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Datum und Uhrzeit eines Abrufs). Für den reinen Seitenaufbau, also die technische Verbindung zum Anzeigen unserer Inhalte wird also Ihre IP-Adresse verwendet. Ihre IP-Adresse wird von uns nicht dauerhaft gespeichert, ausgelesen oder anderweitig verwendet sondern nur anlassbezogen protokolliert, insbesondere bei gehäuften kurzzeitigen Zugriffen, die auf missbräuchliche Nutzung wie Denial of Service-Attacken schließen lassen.
Sofern IP-Adressen gespeichert werden, so geschieht dies nur zu angegebenen Zwecken und für eine angegebene Dauer. Die Dauer beträgt, sofern nicht anders angegeben, maximal fünf Tage. Die Verarbeitung erfolgt mit berechtigtem Interesse, um den Betrieb dieser Webseite sicherzustellen. Hierzu gehört die Abwehr von bösartigen Angriffen und missbräuchlichen Verwendungen unserer Inhalte. Zwecke der Verarbeitung sind die Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Webseite, die Gewährung einer komfortablen Nutzung, Gewährleistung der Systemsicherheit und Stabilität sowie weitere administrative Zwecke. Wir behalten uns eine statistische Auswertung anonymisierter Datensätze vor.
Wir verwenden keine Cookies zu Analysezwecken oder ein sogenanntes Fingerprinting zum Nachverfolgen Ihrer Aktivitäten oder andere Tracking-Methoden.
Rechtsgrundlage der Datenerarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Das berechtigte Interesse folgt insoweit aus den oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. Die anonym erhobenen Daten der Server-Protokolldateien werden stets getrennt von allen durch Sie angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert. Eine Zusammenführung ist nicht möglich.
Hosting
Wir hosten unsere Webseite in Deutschland bei der manitu GmbH, Welvertstraße 2, 66606 St. Wendel (im Weiteren manitu genannt). Wenn Sie unsere Webseite besuchen, werden Ihre personenbezogenen Daten (z.B. IP-Adressen in Logfiles) auf den Servern von manitu verarbeitet. Die Verwendung von manitu erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung und Bereitstellung sowie Absicherung unserer Webseite. Wir haben einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gem. Art. 28 DSGVO mit manitu geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass manitu die personenbezogenen Daten unserer Webseitenbesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet. Datenschutzhinweise von manitu: https://www.manitu.de/datenschutz/ .
Datenverarbeitung im Verein
Kategorien von Daten, die der Verein durch seine Organe verarbeitet:
Mitgliedsdaten (Vertragsdaten wie Ein/Austritte, Kontaktdaten/ Name, Vorname, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum, Pachtsache, Daten der Parzellenverwaltung, Zahlungsdaten, IBAN, geleistete Gemeinschaftsarbeit, Kommunikationsinhalte und ggf. weitere Daten mit Personenbezug. Diese werden von den jeweiligen Funktionsträger*innen unseres Vereins, zumeist durch den Vorstand oder Beauftragte des Vorstands für bestimmte Funktionen und nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet.
Im Einzelnen bedeutet dies:
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten insbesondere zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mitgliedschaftsverhältnisses oder zur Ausübung und Erfüllung der sich aus dem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten oder zur Wahrung seiner berechtigten Interessen.
Zur Erfüllung seiner Aufgaben darf er auf alle hierfür erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen. Dazu gehört insbesondere die Mitgliederverwaltung, Rechnungsstellung, Datenabgleich bei Pächterwechsel, Verbrauchsdaten, Bewerbungen, Familienmitglieder – soweit einschlägig und mitgeteilt, Einladung zu Veranstaltungen, Abmahnungen, Bauanträge, Rechtsverfolgung, Durchsetzung rechtlicher Ansprüche, Kommunikation mit dem Regional- und Landesverband der Gartenfreunde Baden-Württemberg und mit Versicherungen (insbesondere FED Versicherung bei Beschädigungen der Pachtgrundstücke, Haftpflicht).
Der Verein verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge und weiterer Abrechnungsthemen relevant sind. Dies erfolgt zumeist durch den Kassenwart oder durch von diesem Beauftragte.
Die von den Mitgliedern gewählten Kassenprüfer verarbeiten die Mitgliedsdaten, die für die ordentliche Kassenprüfung erforderlich sind – in der Regel durch Einsichtnahme in relevante Unterlagen – ausschließlich zum Zwecke der Kassenprüfung. Diese enthalten ggf. Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat. Eine Einsichtnahme in Unterlagen Dritter ist insbesondere für die Rechnungskontrollen von Dienstleistern und Lieferanten erforderlich.
Der Verein hat ein berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Kassenprüfung und erfüllt darüber hinaus auch seine gesetzliche Rechenschaftspflicht. (Art. 6 I lit f und lit c DSGVO).
Ferner werden durch unsere beauftragten Ableser die Daten der Zählerstände abgelesen und in unserer Datenbank für die Abrechnung von Wasser und Strom aus den Pachtgärten erfasst, welche dann in die Jahresrechnung einfließen, sofern diese nicht umfänglich von den Pächterinnen und Pächtern selbst etwa über Formulare oder E-Mails mitgeteilt werden.
Bei Mitgliedern, welche an der Gemeinschaftsarbeit teilnehmen, werden die entsprechend geleisteten Zeiten erfasst, quittiert und ebenfalls gespeichert – auch diese Daten, die einem Geldwert entsprechen, fließen in die Jahresabrechnung ein. Entsprechend werden Ersatzleistungen, die einer Gemeinschaftsarbeit entsprechen, verarbeitet.
Die Vereinsgeschäftsstelle verarbeitet die Mitgliedsdaten zur Mitgliedsverwaltung, Beratung und Betreuung sowie zur Durchführung von Pächterwechseln und weiteren laufenden Aussichts- und Verwaltungsaufgaben wie Abmahnungen, Hinweisen und Bearbeitung von Bauanträgen. Die damit verbundenen Korrespondenzen werden ebenfalls bearbeitet und gespeichert.
Zweck der Verarbeitung der Mitgliedsdaten
Verarbeitungszweck ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die laufende Verwaltung. Rechtsgrundlage ist die bestehende oder beantragte Vereinsmitgliedschaft. Die Verarbeitung ist zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich; Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO.
Weitere personenbezogene Daten werden freiwillig mit Ihrer Einwilligung oder durch Ihre freiwillige Mitteilung erhoben entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Diese Einwilligung ist ohne weiteres und jederzeit widerruflich für die Zukunft: der Widerruf macht die Verarbeitung für die Vergangenheit nicht unwirksam oder rechtswidrig. Nur ausnahmsweise werden weitere, nicht zwingend erforderliche Kontaktdaten wie Mobilnummern, Berufe, Schwerbehinderung, minderjährige Kinder erhoben, sofern einschlägig unter Berücksichtigung von Art. 9 DSGVO.
Wir verwenden Mitgliedsdaten in Form von Listen zur Kontrolle bei unseren Jahreshauptversammlungen, um Anwesenheiten wählbarer und wahlberechtigter Mitglieder feststellen zu können, was für ordnungsgemäße Entscheidungen nach unser Vereinssatzung erforderlich ist. Ebenfalls verwenden wir Mitgliedsdaten in Papierform zur Erhebung der geleisteten Stunden der Gemeinschaftsarbeit, welche in der Folge digitalisiert weiterverarbeitet werden. Dies ist sowohl eine Erforderlichkeit zur Vertragsdurchführung iSv. Art. 6 I lit b) DSGVO als auch ein überwiegendes berechtigtes Interesse iSv. Art. 6 I lit. f) DSGVO. Zum Zwecke der Außendarstellung des Vereins können auf Veranstaltungen des Vereins gemachte Fotos von Mitgliedern beispielsweise auf dieser Vereinswebseite veröffentlicht oder in vereinsinternen Schreiben verwendet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Fotos werden selbstverständlich nur mit ausdrücklicher gesonderter Einwilligung zu der Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten veröffentlicht.
Weitere detailliertere Hinweise zur Datenverarbeitung von Mitgliederdaten erhalten unsere Bewerberinnen und Bewerber mit den Informationspflichten bei Erhebung von personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 DSGVO ausgehändigt; Bestandsmitglieder jederzeit auf Anfrage oder im Downloadbereich. Diese Ersterhebung erfolgt vom Betroffenen veranlasst bei diesem direkt.
Empfänger personenbezogener Daten
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur erforderlichenfalls an andere Verantwortliche oder gemeinsam mit uns Verantwortliche weiter, wenn Sie uns nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben, soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO für die Abwicklung oder Anbahnung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist oder wenn für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht. Weiter kann eine Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO erfolgen, wenn wir oder Dritte ein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben, etwa wenn dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. Ein Transfer in Drittländer findet nicht statt und ist auch nicht geplant. Falls wir über Drittanbieter personenbezogene Daten auch an Empfänger, die ihren Sitz außerhalb des EWR in sogenannten Drittstaaten haben, weitergeben, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass beim Empfänger ein adäquates Datenschutzniveau durch angemessene Garantien besteht oder eine Einwilligung in die Weitergabe personenbezogener Daten vorliegt.
Eine Als Mitglied des Landesverbandes der Gartenfreunde Baden-Württemberg e.V. und des Regionalverbandes ist unsere Vereinigung verpflichtet, insbesondere Daten von Mitgliedern, Mitgliederzahlen, Funktionsträgern im Verein an den Verband zu übermitteln. Unsere Verbände unterstützen uns als Verein und als Mitglieder in unseren Vereinszwecken. Eine Übermittlung ist im Vereinsinteresse erforderlich; sofern keine überwiegenden Interessen bzw. Grundrechte und Grundfreiheiten der Vereinsmitglieder überwiegen, vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Allgemeine Kategorien von Empfängern sind demnach unser Dachverband/Regional- und Landesverband, Versicherungen (FED, Haftpflicht etc.), IT- und ähnliche Dienstleister, öffentliche Stellen wie die Stadt Konstanz, Versorgungsunternehmen, Staatsanwaltschaft, Finanzamt, Steuerberater, Rechtsanwalt, Rechnungsprüfer, in Einzelfällen Ermittlungsbehörden/ Polizei und Staatsanwaltschaft, Umweltbehörden und Bußgeldstellen.
Kontakt per E-Mail
Sofern Sie uns über eine von uns bereitgestellte E-Mail-Adresse kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Korrespondenz mit Ihnen, zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer jeweiligen Anfrage, sowie zur etwaigen Anbahnung oder Durchführung eines Vertrages mit Ihnen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet, etwa bei Fragen zur Pachtangelegenheiten oder zur Gemeinschaftsarbeit. Die erhobenen personenbezogenen Daten werden nach Erledigung der von Ihnen gestellten Anfrage automatisch gelöscht; dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist, kein überwiegendes Interesse an einer Dokumentation besteht und sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Kontakt über Formulare
Im Rahmen der Kontaktaufnahme mit uns über unser Kontaktformular oder andere Formulare werden personenbezogene Daten erhoben. Welche Daten im Falle der Nutzung eines Kontaktformulars erhoben werden, ist aus dem jeweiligen Kontaktformular ersichtlich. Diese Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Beantwortung Ihres Anliegens bzw. für die Kontaktaufnahme und die damit verbundene technische Administration gespeichert und verwendet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Zielt Ihre Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrages ab oder bezieht sich auf das Pachtverhältnis selbst, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Ihre Daten werden nach abschließender Bearbeitung Ihrer Anfrage gelöscht, dies ist der Fall, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Formular zur Zählererfassung für Strom und Wasser
Bei Verwendung des Formulars zur Datenerhebung von Verbrauchsdaten können Sie selbst die relevanten Daten der Zähler und Pachtsache eingeben und teilen so vertragsgemäß diese an den Verein mit. Alternativ erfolgt die Erhebung durch unsere Ableseteams in Ihrem Pachtgarten. Das Formular steht nur im Herbst für den angegebenen Zeitraum bereit.
Der Verein verarbeitet die Daten aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO und erstellt darauf basierend die Jahresabrechnung. Das Formular erzeugt über ein Skript hierbei eine Nachricht mit dem Formularinhalt, die uns über ein separates Mailpostfach erreicht.
Formular zur Antragsstellung für Baulichkeiten
Das Bauen, Umbauen oder Erneuern einer Gartenlaube, eines Freisitzes, eines Gewächshauses, eines gemauerten Gartengrills oder sonstiger Baulichkeiten bedarf der vorherigen, schriftlichen Zustimmung des Vorstandes. Es ist also eine Genehmigung einzuholen, wozu auf dieser Webseite ein Formular bereitgestellt wird, um die Eingabe zu formalisieren und zu erleichtern. Die Kleingärtner-Vereinigung Konstanz e.V. hat ein berechtigtes Interesse an einer wirtschaftlichen und zweckmäßigen Erfassung und anschließender Verarbeitung von Bauanträgen für Baulichkeiten. Hierbei werden insbesondere Name und E-Mailadresse sowie die im Formular angegebenen Informationen erfasst. Weiter werden hochgeladene Dateien wie Skizzen verarbeitet. Diese werden über das Formular zielgerichtet erfasst und per nachgelagerter Übermittlung per E-Mail an ein hierfür vorgesehenes Postfach von den zuständigen Sachbearbeitern weiterbearbeitet und in der Akte der zugehörigen Pachtsache gespeichert. Die Antwort erfolgt dann über die mitgeteilten Kontaktmöglichkeiten, in der Regel per E-Mail. Anträge für Baulichkeiten können auch weiterhin ohne dieses Formular gestellt werden; es besteht keine Verpflichtung zur Nutzung des Formulars, auch wenn dies für alle Beteiligten wesentliche Vorteile mit sich bringt. Bei einer sonstigen Antragstellung erfolgen nach Eingang des Antrags die gleichen Verarbeitungsschritte, nur die formularmäßige Erfassung vor Übersendung fällt weg. Rechtsgrundlagen sind sowohl die Vertragserfüllung/ Durchführung nach Art. 6 I lit. b) DSGVO, als auch das berechtigte Interesse nach Art. 6 I lit. f) DSGVO.
Social Media
Wir unterhalten derzeit keine eigenen Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen. Wir haben eine private, geschlossene Vereinsgruppe bei Facebook, einer Tochter von Meta Inc. Diese richtet sich ausschließlich an unsere Mitglieder und ist kein offizielles Medium der Kleingärtnervereinigung. Die Datenschutzhinweise finden Sie als registrierter FB-Nutzer dort oder unter https://www.facebook.com/privacy/explanation.
Kommunikationsplattform Klubraum
Als vereinsinterne datensparsame Kommunikationsplattform verwendet der Vorstand und die Beisitzer sowie weitere Funktionsträger die datenschutzfreundliche Kommunikationslösung Klubraum. Hierdurch vermeiden wir mit berechtigtem Interesse an einer geeigneten Kommunikationslösung auch den Einsatz von kritischen Messangern, die Daten in die USA oder andere Drittstaaten übertragen und auf Telefonbücher der Nutzer zugreifen, sowie eine unnötige Vermischung von Vereinsinterna und privater Kommunikation. Klubraum wird von der aucentiq solutions GmbH in Karlsruhe entwickelt, näheres zum Datenschutz dort unter Datenschutz | Klubraum.
Verpflichtung der Verarbeiter
Wir haben unsere Mitglieder, die für und mit uns Daten unserer Mitglieder verarbeiten, auf den Datenschutz und das Datengeheimnis verpflichtet.
Social Media Plug-ins
Wir setzen auf unserer Website keine anbieterseitigen Social Plug-ins der sozialen Netzwerke ein.
Marketing, Analyse, Tracking, Ads, Scoring, Profiling, automatisierte Entscheidungen
Wir verwenden keine entsprechenden Maßnahmen und setzen auch keine Cookies oder vergleichbare Techniken von Drittanbietern hierfür ein.
Datenschutzfreundliche interaktive Karte
Wir haben eine datenschutzfreundliche Kartenalternative zu den bekannten Anbietern verwendet. Bei Nutzung der Karte werden keine personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben und in die USA übertragen. Weiterhin werden von mir für den Abruf und Betrieb der Karte keine personenbezogenen Daten außer den technisch notwendigen erhoben. Die Karte verwendet keine Cookies. Diese Lösung stammt von Dr. Klaus Meffert, Dr. DSGVO Blog; Link und weitere Informationen hier: https://dr-dsgvo.de/interaktive-karte-demo.
Speicherung, Löschung und Sperrung von Daten
Personenbezogene Daten verarbeiten und speichern wir nach den Grundsätzen der Datenvermeidung und Datensparsamkeit und nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist (z.B. Beantwortung von Anfragen, Durchführung von Verträgen) oder sofern dies durch Rechtsvorschriften, welchen unser Verein unterliegt, vorgesehen wurde. Wenn der Speicherungszweck entfällt oder die gesetzlich einschlägige Speicherfrist abläuft, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. Das Kriterium der Speicherdauer ist die jeweilige gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
Betroffenenrechte
Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:
- ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
- ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
- ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
- ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
- ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
- ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
- ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg/ LfDI zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht oder anderen Betroffenenrechten Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@kvk-haidelmoos.de. Sie können uns aber auch anders formlos über unsere oben mitgeteilten Kontaktdaten erreichen.